Datenschutzerklärung für das Mieterportal

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Mieterportal ist:

Lorenz Immobilien GbR
Wilhelm-Schrohe-Str. 36
55128 Mainz

Vertreten durch: Franz Werner Lorenz und Tobias Lorenz
Telefon: 06131 7328814
E-Mail: hausverwaltung-lorenz@gmx.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor (§ 38 BDSG).

2. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Grundlage

Daten	Zweck	Rechtsgrundlage
Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse	Durchführung des Mietverhältnisses, Schriftverkehr	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)
Wohnungszuordnung, Wohnfläche, Mietbeginn und -ende	Zuordnung der Wohnung, Berechnung zeitanteiliger Kosten	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kaltmiete, Nebenkosten-Vorauszahlungen und deren Änderungen, Stellplatzentgelte	Abrechnung des Mietverhältnisses	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Zählerstände für Kalt- und Warmwasser sowie die Waschmaschine, Ablesedaten	Verbrauchsabhängige Abrechnung nach § 556a BGB und Heizkostenverordnung	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO
Betriebskostenabrechnungen und die zugehörigen Belege	Erstellung und Nachweis der jährlichen Abrechnung nach § 556 BGB	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO
Bankverbindung (IBAN, BIC)	Zuordnung eingehender Mietzahlungen und Erstattung von Guthaben	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Zahlungseingänge, Rückstände, vereinbarte oder geltend gemachte Minderungen	Übersicht über offene und geleistete Zahlungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Schadens- und Mängelmeldungen einschließlich hochgeladener Fotos	Bearbeitung von Mängeln, Erfüllung der Instandhaltungspflicht	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Hochgeladene Dokumente und Lesebestätigungen	Bereitstellung und Nachweis der Zustellung von Mitteilungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Benutzername, Passwort (nur als nicht rückrechenbarer Hashwert gespeichert), Anmeldezeitpunkte	Betrieb und Absicherung des Portalzugangs	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
Protokolldaten zu sicherheitsrelevanten Vorgängen (Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Datei-Zugriffe), ggf. mit IP-Adresse	Erkennung und Aufklärung von Missbrauch, IT-Sicherheit	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht im sicheren Betrieb des Portals und im Schutz der darin gespeicherten Daten aller Mieterinnen und Mieter.

3. Woher die Daten stammen

Die Daten stammen überwiegend von Ihnen selbst — aus dem Mietvertrag, aus Ihren Eingaben im Portal und aus Ihren Zahlungen. Zählerstände können außerdem von uns selbst abgelesen oder vom beauftragten Messdienstleister übermittelt werden.

4. Empfänger

Ihre Daten werden nur insoweit weitergegeben, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• ista SE als beauftragter Messdienstleister für die Heiz- und Warmwasserabrechnung (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO)
• Steuerberatung, soweit für die steuerliche Erklärung der Einkünfte erforderlich (eigener Verantwortlicher)
• Handwerksbetriebe und Dienstleister im Rahmen der Bearbeitung einer Schadensmeldung — hierbei werden nur die zur Mängelbeseitigung notwendigen Angaben übermittelt
• Kreditinstitute im Rahmen des Zahlungsverkehrs (eigene Verantwortliche)

Das Portal wird auf eigener Hardware in Mainz betrieben; ein externer Hosting-Dienstleister ist nicht eingeschaltet. Datensicherungen werden täglich auf einem gesonderten Speichergerät abgelegt, auf das nur der Verantwortliche Zugriff hat.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

5. Wie lange wir Ihre Daten speichern

Wir löschen Ihre Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Im Einzelnen:

Daten	Speicherdauer
Mietvertrag und Vertragsunterlagen	bis drei Jahre nach Ende aller wechselseitigen Ansprüche aus dem Mietverhältnis (§§ 195, 199 BGB)
Betriebskostenabrechnungen und Belege	bis zum Ablauf der steuerlichen Nachweisfristen, längstens etwa sieben Jahre
Zählerstände	mit der zugehörigen Abrechnung, anschließend drei Jahre
Bankverbindung	bis zur vollständigen Abwicklung aller Zahlungen einschließlich der Kaution
Schadensmeldungen einschließlich Fotos	bis drei Jahre nach Abschluss des Vorgangs
Zugangsdaten zum Portal	bis zum Ende des Mietverhältnisses; der Zugang wird mit dem Auszug deaktiviert
Sicherheitsprotokolle mit IP-Adresse	7 Tage

Soweit einer Löschung steuerliche oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, werden die betreffenden Daten für die weitere Verarbeitung gesperrt und nicht mehr im Portal angezeigt.

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten wir über Sie verarbeiten (Art. 15 DSGVO)
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO)
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO)
• Ihre Daten in einem gängigen Format zu erhalten oder übertragen zu lassen (Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO)
• der Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses zu widersprechen (Art. 21 DSGVO)

Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb eines Monats. Wenden Sie sich dafür an die oben genannten Kontaktdaten.

7. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz

8. Erforderlichkeit der Daten

Die Angabe Ihrer Daten ist für die Durchführung des Mietverhältnisses erforderlich. Ohne diese Angaben können der Mietvertrag und insbesondere die jährliche Betriebskostenabrechnung nicht ordnungsgemäß abgewickelt werden. Die Nutzung des Portals selbst ist freiwillig; Sie erhalten alle Unterlagen auf Wunsch auch weiterhin in Papierform.

9. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profilbildung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Technische Hinweise

Das Portal verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das Ihre Anmeldung aufrechterhält und nach dem Abmelden beziehungsweise nach Ablauf der Sitzung verfällt. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Es findet keine Analyse Ihres Nutzungsverhaltens statt, und es werden keine Inhalte Dritter eingebunden.

Die Verbindung zum Portal ist durchgehend verschlüsselt (TLS).

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils im Portal veröffentlichte Fassung.

Fassung 1.1 · gültig ab 27.09.2026